Protokollverwaltung

Mit der Protokollverwaltung erstellen sie einfach Ihre Protokolle.

Natürlich kann diese Aufgabe genauso einfach auch mit einer simplen Textverarbeitungs-Software wie z.Bsp. Microsoft Word gelöst werden. Das stimmt.

Der eigentliche Grund, warum ich das Tool entwickelt habe, sind die Vorteile, die eine relationale Datenbank im Hintergrund bietet. Die Daten lassen sich so zum Beispiel automatisch immer gleich und einheitlich darstellen (es stehen verschiedene Layouts zur Verfügung).

Und so richtig interessant wird es wenn die Daten weiter verarbeitet werden sollen. So können Auswertungen / Auszüge / Listen etc. erstellt werden – zum Beispiel für:

 

  • Einladungen
  • Protokolle
  • Pendenzenlisten
  • Liste der gefällten Entscheide
  • Protokollauszüge
  • Inhaltsverzeichnisse für Archive
  • Zusammenzüge über mehrere Protokolle
  • ….

Protokollerstellung / Eingabe Stamminformationen

Uebersicht

Die Protokollübersicht zeigt standardmässig alle erstellten Protokolle.

Diese Auswahl kann einfach geändert / eingeschränkt / erweitert werden. So kann unter anderem nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

  • Datum
  • Bereich
  • Bezeichnung
  • Nummer

Mittels Doppelklick können die zugehörigen Detailzeilen aufgerufen werden. Traktanden / TeilnehmerInnen / Kopfdaten können in separaten Popup-Fenstern erfasst und mutiert werden.

Natürlich werden hier auch neue Protokolle angelegt oder aus einem bestehenden Protokoll eine neues „genreriert“. Dabei werden Informationen wie Traktandenliste / TeilnehmerInnen und falls gewünscht auch Protokollzeilen auf das neue Protokoll übernommen. Andere Informationen wie z.Bsp. entschuldigte Personen / Schlusszeit der Sitzung etc. werden automatisch gelöscht. 

Protokollinformationen

Auf diesem Eingabeformular können die relevanten Protokolldaten / -informationen eingegeben werden.

Diese können für das nächste Prokoll direkt übernommen werden.

Neben den Stamminformationen wie Datum, Bezeichnung etc. kann auch definiert werden, welches Layout das Protokoll haben soll und es können Zusatzinformationen für Einladung / Protokollauszüge etc. gemacht werden.

Traktandenliste

Die Traktandenliste kann in einem separaten Fenster erfasst und angepasst werden.

Die Protokollzeilen können dann später direkt den Traktanden zugweisen werden.

TeilnehmerInnen

Die TeilnehmerInnen können ebenfalls separat erfasst und bearbeitet werden.

 

Protokollzeilen

Uebersicht

Das „eigentliche“ Protokoll wird in den Protokollzeilen erfasst. Die Uebersicht zeigt alle vorhandenen „Zeilen“ eines Protokolls.

Diese Auswahl kann einfach geändert / eingeschränkt / erweitert werden. So kann unter anderem nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

  • Traktandum
  • Art
  • Veranwrotlichkeit
  • Bezeichnung

Mittels Doppelklick kann das Popup-Fenster für die zugehörige Detailzeilen aufgerufen werden.

 

Protokollzeile

Hier wird das Protokoll erfasst. Jede Protokollzeile bildet sozusagen einen Einheit. Diese werden auf dem Protokoll automatisch aufgrund des gewählten Layouts dargestellt und innerhalb der zugewiesenen Traktanden sortiert. 

Das Eingabelayout (Fenster) kann sich je nach gewähltem Layout ebenfalls verändern.

zudem können bei jeder Zeile zusätzliche Informationen hinterlegt werden, die später für weitere Auswertungen benutzt werden können (Bsp. Archivbereiche / Stichworte etc.)

Einladungen / Protokolle

Einladung

Sind die „Eckdaten“ wie Traktandenliste und TeilnehmerInnen erfasst, kann mit einem einfachen Aufruf die Einladung erstellt werden. 

Dieselben Daten werden dann anschliessend auch für das Protokoll verwendet.

Protokoll (1. Seite)

Protokolle können mit verschiedenen Layouten gedruckt werden. Zudem sind die Kopf- / Fusszeilenbereiche in der Stammverwaltung selber gestaltbar. 

Auswertungen / Listen

Es stehen verschiedene Auswertungsmöglichkeiten und Listen bereit, die je nach Bedarf aufgerufen werden können.

Z.Bsp.

  • Pendenzen
  • Entscheide
  • Infoliste
  • Protokollauszüge
  • ….

Weitere Auskünfte

Diese Seite gibt nur einen kleinen Einblick in das Protokollverwaltungs-Tool. Wenn Sie mehr wissen möchten, nehmen Sie doch mit mir Kontakt auf. Sie können mich anrufen, eine Email schicken oder ganz einfach das untenstehende Kontaktformular ausfüllen.

Ich freue mich!

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